MARGOPOST.COM | Bogor – Arsip mempunyai fungsi sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban penilaian dan pengendalian suatu kegiatan.
Arsip Kementerian pertanian selanjutnya disebut arsip merupakan rekaman kegiatan atau peritstiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian pertanian dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
Kepala Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumberdaya Manusia Pertanian (BPPSDMP) Dedi Nursyamsi, mengingatkan betapa pentingnya arsip bagi lembaga negara, pemerintahan, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, maupun perseorangan. Khususnya, dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara maka perlu dilakukan pengarsipan yang baik.
“Dengan penataan arsip yang baik dan benar akan mempermudah dalam menemukan arsip yang penting dalam pengambilan keputusan,” tegas Dedi.
Balai Besar pelatihan Kesehatan Hewan Cinagara (BBPKH Cinagara), Jumat (17/11/2023) melakukan pemusnahan arsip sebanyak 826 berkas. Terdiri dari arsip keuangan tahun 1998-2002, arsip kepegawaian yang terdiri dari surat penugasan tahun 2006-2011, dan arsip surat masuk tahun 2006-2008. Arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang sudah melewati masa retensinnya, tidak memiliki nilai guna, serta sudah tidak perlu dipertanggungjawabkan lagi keberadaannya.
Pemusnahan arsip ini dilakukan setelah adanya surat keputusan pesetujuan pemusnahan arsip lingkup kementerian Pertanian dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dengan Nomor: B-KN.00.01/270/2023 dan surat Kepala Biro Umum dan Pengadaan Kementerian Pertanian dengan Nomor. B-5231/TU.140/A.5/11/2023, serta Keputusan Menteri Pertanian No.605/KPts/TU.140/A/11/2023.
Pemusnahan arsip dilakukan secara luring dan daring dengan dihadiri secara langsung oleh Kepala Balai Besar Pelatihan Kesehatan hewan Cinagara, yang pada kesempatan ini diwakili oleh Kepala Bagian Umum Tedy Cahyo Sulistiyo Widodo dan Badan PPSDMP yang diwakili oleh Ketua Tim Kelompok TU dan RT Diana Trirahayu, serta dihadiri oleh Biro Umum dan Tim Pengadaan secara daring, serta disaksikan langsung oleh pejabat dari tiap bidang yang bertanggungjawab atas arsip yang siap dimusnahkan.
Pelaksanaan pemusnahan arsip dibuka secara luring oleh Kepala Bagian Umum BBPKH Cinagara Tedy Cahyo Sulistiyo Widodo. Dalam sambutannya Kepala Bagian umum menyampaikan bahwa pemusnahan ini merupakan kewajiban dari fungsional arsiparis, yang berdasarkan periode waktu dapat sah dimusnahkan secara hukum.
“Diharapkan arsiparis BBPKH Cinagara dapat melakukan inventarisasi dan menyortir arsip-arsip yang memang sudah waktunya harus dimusnahkan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan sesuai dengan prosedur. Sehingga jangan sampai ada arsip yang masih berlaku jangka waktunya” Ujar Kepala Bagian Umum.
Sementara itu, Ketua Tim Kelompok Tata Usaha dan Rumah Tangga Diana Trirahayu memberikan arpesiasi dan berterimakasih karena proses penyelengaraan kearsipan di BBPKH Cinagara sudah berjalan dengan baik dan semoga dapat ditingkatkan lagi.
“Saya ikut berapresiasi kepada BBPKH Cinagara karena telah menginisiasi terkait pemusnahan arsip periode 2 tahun 2023. Dimana BPPSDMP periode 2 tahun 2023 untuk pemusnahan arsip yang telah disetujui oleh kepala ANRI sebanyak 11.143 berkas, yang diantaranya BBPKH Cinagara sebanyak 826 berkas. Dengan adanya tindakan ini berarti BBPKH Cinagara sudah melaksanakan terkait dengan siklus daur hidup arsip mulai dari penciptaan, pendistribusian, pembinaan, pemeliharaan dan sampai pada penyusutan,” ujar Dian.
“Dimana penyusustan arsip ini sangat penting karena untuk mengurangi arsip yang ada sehingga terciptanya efisiensi penyelenggaraan kearsipan. Adapun arsip yang akan dimusnakan pada pagi hari ini telah melaui tahapan-tahapan mulai dari membuat daftar arsip, melakukan pleno, pengusulan ke Biro Umum dan ditembuskan ke pihak TU dan RT dan alhamdulillah sudah dapat persetujuan.” imbuhnya. [YM-17/11/2023].
Comment